Microsoft verdoppelt Postfach-Speicher für Business-Kunden auf 100 GB — was Backup-Planung und Speicherort jetzt bedeuten

Ab sofort erhalten viele Nutzer mit Microsoft 365 Business automatisch mehr Postfach-Speicher – von 50 auf 100 Gigabyte, wie Microsoft laut einem Bericht von Petri.com bekanntgegeben hat. Das klingt nach einem reinen Komfort-Upgrade, und für die meisten Postfächer ist es das auch. Wer allerdings ohnehin über sein Backup-Volumen oder den Speicherort seiner E-Mail-Daten nachdenkt, bekommt mit der Änderung einen konkreten Anlass, beides neu zu bewerten.

Was Microsoft ändert

Laut dem Bericht verdoppelt Microsoft den Postfach-Speicher für berechtigte Microsoft-365-Business-Nutzer von 50 auf 100 GB pro Postfach. Begründet wird der Schritt mit wachsenden E-Mail-Volumen bei kleinen und mittleren Unternehmen – Anhänge werden größer, Threads länger, und viele Postfächer dienen längst auch als informelles Archiv für Angebote, Verträge und Projektkommunikation. Details zum genauen Rollout-Zeitplan und dazu, welche der Business-Tarife im Einzelnen betroffen sind, nennt der Bericht nicht; nach aktuellem Kenntnisstand richtet sich die Änderung an Kunden mit Microsoft 365 Business generell, nicht nur an einzelne Pläne.

Mehr Speicher heißt mehr Backup-Volumen

Für IT-Verantwortliche ist die eigentlich relevante Folge nicht der zusätzliche Platz im Postfach selbst, sondern das, was danach passiert. Microsoft 365 sichert E-Mails standardmäßig nicht revisionssicher und langfristig – wer Postfächer vollständig sichert, tut das über eine eigene Backup-Lösung oder einen Drittanbieter-Dienst. Verdoppelt sich der maximal nutzbare Speicher pro Postfach, verdoppelt sich potenziell auch das Datenvolumen, das diese Backups verarbeiten müssen. Das betrifft sowohl die Laufzeit der Sicherungsjobs als auch deren Kosten, sofern nach Speichervolumen abgerechnet wird. Auch für E-Discovery und rechtliche Aufbewahrungspflichten (Legal Hold) wächst die Datenmenge, durch die im Streit- oder Prüfungsfall gesucht werden muss. Wer sein Backup-Kontingent bislang knapp kalkuliert hat, sollte das jetzt gegen die neue Obergrenze prüfen – nicht, weil ein Ausfall droht, sondern weil sich die Rechengrundlage ändert.

Wo liegen die Daten wirklich?

Mehr gespeicherte E-Mails bedeuten auch mehr personenbezogene und geschäftskritische Daten, die dauerhaft in der Cloud liegen – und länger aufbewahrte Postfächer bedeuten in der Praxis oft auch längere faktische Speicherfristen für personenbezogene Daten, was DSGVO-Löschkonzepte betrifft. Für Unternehmen in Deutschland ist damit erneut die Frage relevant, wo genau diese Daten verarbeitet werden. Microsoft 365 lässt sich zwar auf Rechenzentren innerhalb der EU festlegen, doch die Standortkonfiguration ist nicht in jedem Tenant automatisch die strengste verfügbare Option. Wer DSGVO-konform arbeiten will, sollte prüfen, ob der eigene Tenant tatsächlich auf ein Rechenzentrum in Deutschland oder zumindest der EU festgelegt ist, statt sich auf die Standardeinstellung zu verlassen. Grundsätzlich gilt: Anbieter, die Daten nachweislich ausschließlich in Deutschland hosten, nehmen einem die Unsicherheit über Drittstaaten-Transfers und wechselnde US-Rechtslage von vornherein.

Die praktische Konsequenz

Das größere Postfach ist an sich eine sinnvolle Anpassung an reale Nutzungsmuster. Die eigentliche Hausaufgabe liegt aber nicht im Postfach, sondern in der Backup- und Speicherstrategie dahinter: Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Backup-Lösung mit dem neuen Speichervolumen mithält, ob sich dadurch Kosten verschieben, und ob die Datenresidenz Ihres Tenants tatsächlich dem entspricht, was Sie Ihren Kunden zusichern. Das größere Postfach selbst erfordert keine Eile – die Überprüfung der Backup- und Speicherort-Konfiguration schon.

Quellen: Petri.com — „Microsoft Doubles Mailbox Storage to 100 GB for Microsoft 365 Business Users“ (https://petri.com/microsoft-365-business-100gb-mailboxes/)